学校法人上智学院様 公式サイト統合基盤構築事例

概要

導入の背景

導入のポイント

システム概要

効果・展望

ユーザビリティとコンテンツ運用業務の改善

大学公式サイトは「大学案内」などの紙媒体による広報とは異なり、タイムリーな情報発信を行う媒体として大学の広報戦略の中心的な役割を担っています。
また、大学公式サイトは在学生や受験生だけではなく受験生の保護者や企業といったような多様なステークホルダーを対象として情報を発信する必要があります。

一方で、大学には数多くの部署が存在し取り扱う情報が異なり、広報だけでなく学事センターや公開学習センターや図書館といった各部署からダイレクトに情報発信を行っていく必要があります。
各部署において人的スキルに依存せずにWebコンテンツ更新を可能とする為の仕組みづくりも重要となります。

上智大学公式サイトは旧システムの運用開始から7年以上が経過し情報構造の煩雑化(=ユーザビリティの課題)、コンテンツ運用の属人化(=コンテンツ運用業務の課題)の課題が浮き彫りになり、サイトリニューアルを実施する事となりました。

サイトリニューアル企画立案

サイトリニューアルにむけて、当社はサイト企画・システム企画のコンサルティングから参画し、上智学院企画・広報様とともに各部署に対するヒアリングと調整を行いながら企画を進めました。
ヒアリングを行う中で、サイトのユーザビリティやコンテンツ運用業務の課題以外にも、Webから寄せられるステークホルダーからの問い合わせ対応については、対応部署の振り分け、部署間での情報連携、対応状況の管理に課題がある事がわかりました。
また、大学に存在する学部・学科などの組織体から情報発信を行う為にもWEBサイトを個別に運用している事で、セキュリティやサイト運用コストの課題がある事を確認しました。

当社では、現行システム及び業務に関わる問題点や課題を可視化するとともに、対策の方向性と優先度の設定を行い、リニューアル後のシステムのグランドデザインを描きました。

サイトリニューアルの実施

リニューアル企画で合意形成した以下の主要テーマに沿ってリニューアルを実施しました。

• ターゲットとなるステークホルダーにとってユーザビリティの高いサイトとする事
• CMSを活用し個人のスキルに依存しないコンテンツ運用を実現できる事
• ステークホルダーに対するサービス向上のために問い合わせ管理を強化する事
• 大学公式サイトだけでなく、学部・学科サイトにも展開可能な共通基盤とする事
• オープンソースを最大限に活用し安価かつ変更容易なシステム構成とする事

また、上智大学ではコンテンツ運用には多数の部署(20部署)・担当者(約100名)が関わるため、システム構築から移行までの間に全部署・担当者を対象とした講習会の企画・実施に関するご支援やオンサイトでのコンテンツ移行に関するご支援を実施致しました。

ユーザビリティの改善

コンテンツを一元管理するとともに、ターゲットとなるステークホルダー用の入り口を用意しコンテンツの出しわけを行う事で、ターゲットに対するユーザビリティを向上しました。
また、各種ナビゲーションにより、どの情報がどこに存在するのか、自分がサイトの中のどこにいるのかを確認しやすいつくりにしました。
サイトリニューアル後、大学サイトランキングのユーザビリティに関する評価が向上しました。

オープンソースCMS導入による業務効率・コンテンツ品質の改善

オープンソースCMS(eZ Publish)導入によりこれまで個別でHTMLを作成する必要があったコンテンツ運用業務負荷を軽減する事ができました。
また、リンク設定やファイル添付などの手作業で発生してしまうミスや、トーン&マナーの統一など、属人的な問題を解消する事ができました。

問い合わせ管理プロダクト利用による、問い合わせ対応業務の改善

問い合わせ管理プロダクトを採用し、各部署に対応する複数の問い合わせ窓口(問い合わせフォーム)を一元的に管理し運用する事で、問い合わせ対応業務を改善する事ができました。

多言語対応、マルチデバイスへの対応、学内他サイトへの展開

将来的な多言語対応を考慮したサイト運用基盤を構築する事で、日本語サイトだけでなく多種多様な言語への対応も一元的に運用できるようになりました。
2010年5月のリニューアルオープン時には日・英の二ヶ国語でのサービス開始となりましたが、今後、韓国語、中国語(繁体・簡体)への対応も行う予定です。
リニューアルオープン時にはPC向けと携帯向けサイトを立ち上げましたが、今後のスマートフォンの拡大にも対応可能な運用基盤となっております。
また、大学公式サイトのトーンを踏襲した学内他サイト用のテンプレートを用意し、将来的な学部・学科サイトへの展開の準備も行う事ができました。

サイトの継続的な発展に向けて

インターネットにおける、情報の多様化、デバイスの多様化の波は、今後もより一層加速していきます。
大学公式サイトにおいては、適切な情報を的確に届ける事が至上命題であり、サイトの継続的な発展に向けた定期的なサイト評価とサイト改善を行っていく必要があります。
上智大学様とともに、サイトの継続的な発展をご支援していきたいと考えております。

担当者より一言

横山 祐介

本プロジェクトにおいては、サイト企画・システム企画から上智大学様と密なコミュニケーションをとる事ができたことがプロジェクトの成功要因だったと感じます。企画段階で、当初ご提案していた商用CMSからオープンソースCMSへの変更を行った際にも、プロトタイプレビューを行って頂く事で、パッケージ導入で問題となりがちな、お客様環境における運用も考慮したフィットギャップ&Gapができた為、システム構築後の移行もスムーズに行う事ができました。今回のリニューアルではサイト運用の共通基盤が整いました。今後もこの共通基盤をご活用頂くとともに、多言語・マルチデバイス・学内他サイトへの展開など、上智大学様のWEB戦略をご支援させて頂ければと考えております。