B2BECサイトの導入で見積業務の負担を軽減！

見積業務とは、顧客から製品やサービス利用の見積依頼があった際に、その価格を算出して提示するまでの一連の作業を指します。 企業間の取引において必要な業務である一方、以下の理由から負担が大きい業務の一つともされています。

• 見積書作成に手間や時間がかかる
  製品名や数量、単価などの情報入力から、合計金額や消費税の計算、書式設定、最終確認、修正作業、PDF変換、顧客へのメール送信まで、多くの工程を要します。
  工程が多く時間がかかるうえ、手作業での作成はミスが発生しやすく作成後も修正作業が必要となるなど、担当者に大きな負担となる場合が多いです。
  さらに見積項目が多い場合や短納期で見積を作成する必要がある場合も、負担が大きいとされる一つの要因です。
• 顧客と複数回やり取りが発生する
  顧客の要望に合わせて見積を作成しても、予算の都合上変更を求められたり、値引き交渉などをされる場合があります。
  そのため一つの要望に対して、複数回やり取りが発生することで手間と時間がかかったり、担当者不在の場合は顧客対応に遅延が発生する可能性があります。
• 社内承認が必要な場合がある
  多くの企業では大量受注などの場合において、担当者が作成した見積について上司や経営層の承認が必要となるケースもあります。
  その場合承認までに時間を要することに加え、手作業のミスにより修正が発生、差し戻しされるケースも多くあり、担当者の負担がかかる場合が多いです。

そこで見積機能を持つB2BECサイトを導入することにより、見積業務の負担軽減と人為的なミスや対応遅延などの解決が期待できます。

見積機能としては主に以下の機能が必要となります。

【ECサイト】

【ECバックオフィス】

上記の見積機能を使用して手作業の業務を自動化することで、見積業務の負担を軽減できます。

上記は基本的な機能ですが、他にもB2BECに求められる機能があります。その一例が見積の有効期限を設定する機能です。
一般的なB2BECサイトでは、ユーザーが選択した注文内容に応じた見積書を自動で発行したり、有効期限内の見積であればその見積価格で販売する必要があります。
有効期限を設定する理由としては、割引キャンペーンなど期間限定の価格を設定している場合や価格改定があった場合に、割引/変更前の価格での販売を要求されトラブルの原因になりかねないためです。
ただし企業によってルールは異なるため、どこまで制御する必要があるかというのは、システム化要件として検討いただく必要があります。

• 作業時間の削減
  見積書作成のプロセスを自動化することで、手作業の時間を大幅に削減できます。これにより従業員は新規顧客の開拓など他の重要な業務に時間を割くことができるようになります。
• 人為的ミスの削減
  自動化することで手作業によるミスを防ぎ、正確な見積書を発行します。これにより顧客からのクレームや訂正依頼を減らし、最小限のやり取りで取引を進めることができます。
  また社内承認においても、人為的ミスを減らすことで承認フローをスムーズに進めることができます。
• 顧客満足度の向上
  迅速に正確な見積書を提供することで、顧客の満足度を高めることができます。また見積書が迅速に提供されることで、顧客は必要な情報をすぐに得ることができ、意思決定がスムーズに進みます。見積依頼から納品までの全体フローに要する時間を大幅に削減することで、顧客との信頼関係を築くだけでなく競合との差別化も図れ、顧客の囲い込みにもつながります。