BtoB向け受発注システムとは？構築方式、代表的な機能、導入メリットを解説

ASP（Application Service Provider）とは、インターネット上でアプリケーション・ソフトウェアを提供する事業者やサービスのことです。ASPを利用すれば、自社でサーバーを用意する必要がなく、初期投資を抑えながら導入できます。そのため、比較的、低コストで導入できる点が大きなメリットです。また、基本的な受発注機能が備わっており、システムのメンテナンスやアップデートも自動で行われます。

パッケージは基本機能を備えた完成品として提供されます。初期費用が少なく、導入までの期間が短いという点がメリットです。既製品であるため、アップデートを行いたい場合には再購入しなければなりませんが、多くの場合、企業のニーズに応じたカスタマイズや他のシステムとの連携は可能です。導入のしやすさから、中小企業から大企業まで幅広く採用されています。

パッケージ型と同様に基本機能を備えており、カスタマイズも可能です。クラウド上で稼働するため、自社でサーバーを管理する必要がなく、導入や運用の手間を軽減できます。また、新機能のアップデートが自動で行われ、常に最新の機能を利用できることもメリットです。

フルスクラッチ型の受発注システムとは、企業の要件に応じてゼロから専用のシステムを構築する方式です。柔軟性が高く、自社の業務に合致したシステムが構築できます。

ただし、導入までの期間が長くなりやすく、開発コストや保守・運用の負担も増加します。特に、システムのリニューアルが必要になった際には、多額の費用が発生する可能性があります。

電話やWeb、メール、FAX、EDI（電子データ交換）などを通じて行える、受注を一元管理できる機能です。複数のチャネルからの受注をリアルタイムに管理することで、在庫の確認も容易になります。コールセンターシステムとの連携も可能です。

入出荷データをもとに、リアルタイムで在庫情報を管理でき、商品の欠品や余剰在庫などのリスクを防げる機能です。在庫数はトップページに表示するようにしておけば、素早い対応が可能となり、顧客からの信頼も高まります。

商品の出荷や納品に関するプロセスを管理する機能です。スケジュール作成ができ、受注から出荷準備、納期に合わせた出荷まで、商品の追跡ができます。出荷した商品の配送状況を管理することもでき、出荷した商品について発注書や請求書に反映することが可能です。

受注情報をもとに請求書を作成する機能です。受注情報をもとに請求書を自動で作成し、顧客へ送付することができます。送付方法としては、電子メールや郵送が選択可能です。送付履歴もシステムに記録されるため、送信忘れのミスを防げます。

注文や問い合わせを受信後、自動で注文内容や回答をメール送信する機能です。発注した側は確実に発注できたことがわかるため、安心感を得られます。また、受注する側は大量のメールを送る手間を省くことが可能です。メールには問い合わせ内容の確認と、対応方法の案内が含まれます。

発注者ログイン機能を搭載することで、発注者は専用の管理画面にログインし、発注履歴や配送状況を確認することが可能です。これにより、発注者の利便性が向上し、受注者の問い合わせ対応の負担を軽減できます。

受発注システムは、会計システムやCRM（顧客管理システム）など、他の業務システムと連携することができます。これにより、データを一元管理できるため、業務の効率化や正確性の向上につながります。

BtoBの受発注では、取引先ごとに注文方法や単価が異なるため、電話やメール、FAXで対応していると業務が煩雑になり、管理に時間がかかります。しかし、受発注システムを導入すれば、注文受付の窓口を一本化でき、そのままデータ化することで、問い合わせ業務を大幅に軽減できます。

アナログな方法では、注文内容の聞き間違いや入力ミスが発生しやすくなります。受発注システムを導入すれば、人力で行っていた作業が自動化され、人的ミスが減少することがメリットです。

受発注システムを導入し、帳票類を電子化すれば、紙の書類が不要になります。ペーパーレス化により、印刷の手間やコストを削減できるほか、書類を保管するためのスペースも不要です。さらに情報も管理しやすくなり、検索性も向上します。

受発注システムは受注側と発注側双方で使用するため、導入する際には事前に取引先に説明をしなければなりません。一方的に導入すると取引先に負担をかける可能性があるため、取引先の同意が必要です。

受発注システムの導入には、初期費用がかかり、その後も月額や維持費が継続してかかります。さらに、カスタマイズが必要な場合、開発費が高額になることもあります。

はじめに、現在の受発注業務における課題を明確にすることが大切です。受発注の担当者へヒアリングを実施し、特にやり取りに手間がかかっている行程や、重複・ミスが発生している作業を整理します。

課題を整理したら、システムを導入する目的を明確にします。システムの導入には一定の費用がかかることから、費用対効果を算出するためにも明確な目的の設定は重要です。

導入目的をもとに、システム化する範囲を決定します。必要な機能を選定し、現在の業務フローを基にどの部分をシステム化するのかを検討していきましょう。段階的に導入を進めることも選択肢の1つです。

受発注システムにはさまざまな種類があり、サービスごとに機能や仕様が異なります。自社のニーズに合ったシステムを選定するために、必要な機能の有無やカスタマイズの可否を確認することが重要です。

システム導入前には、テスト運用を行い、各機能の動作を確認するとともに、取引先や関連部門との連携がスムーズに図れているかも確認しましょう。テスト運用を通じて問題点を洗い出し、必要な修正を行った後に問題がなければ本格的にシステムへ移行します。