Web受発注システム導入の課題とは？解決策や注意点を解説

受注業務も発注業務も、ともに多くのタスクがあります。特に受注業務で電話やFAX、メールやWeb注文など、さまざまな方法で注文を受けている場合は、全ての受注方法をチェックしなければなりません。ときには電話を受けながら書いたメモを処理するなど、煩雑な業務が発生する場合もあり、煩わしさを感じることがあるでしょう。

電話業務に時間を割かれれば、ほかの仕事が思うように進みません。また、電話やFAXなどで受注した場合、自社のシステムに手入力するケースもあるのではないでしょうか。受発注業務が複雑になるようなら、専任の担当者を置かなければならない場合もあり、人的リソースの配置がスムーズにいかなくなる可能性があります。

受注数が多いと、発注内容の対応だけで午前中の業務が終わってしまうケースも少なくありません。締め時間を過ぎていても、発注を受け付けるイレギュラーな対応をしなくてはならないこともあるでしょう。

受注管理は在庫管理や販売管理などの関連する業務がスムーズに進まなければ、納品までの時間が長くなります。連携が取れていないと在庫不足が生じるといったトラブルも招きかねず、業務効率も悪くなりがちです。

受発注業務を行う担当者が決まっていると、特定の人や一部の人だけしか業務のやり方や細かいルールを知らない状態になりがちです。それでは、ほかの人が業務を正しく遂行できなくなるかもしれません。担当者が不在になると、「いつもの」といわれても内容がわからず対処できなかったり、ミスが発生したりするリスクが上がります。

電話やFAXなどで受注している場合、聞き間違いや読み間違い、記載間違いなどのミスが生じるリスクもあります。また、発注情報と在庫情報が異なるシステムで管理されているなど、情報が連携されていないと、在庫データを逐一確認しながら発注情報を手入力しなければなりません。どれだけ慎重に作業しても、ヒューマンエラーを100％防ぐことは難しいでしょう。

Web受発注システムを導入すれば、それまで電話やFAX、メールなどで行っていた受注業務を一本化できます。その結果、業務の工数が削減され、煩雑だった受注管理の業務がシンプルになることが大きなメリットです。発注書を送ったあと、基本的に電話などで「到着確認」をする必要もありません。その分、ほかの業務にかける時間も確保できます。

Web受発注システムでは、発注した商品や数量のデータがそのまま相手方に届くため、電話やFAXなどで受注した分を打ち間違えるミスは発生しません。あとでやろうと思っていた処理を忘れてしまうなど、伝達ミスを最小限に削減できるのもメリットです。最終的に発注を完了する前に確認できる機能もあるほか、一覧画面では受注後の状態も随時確認できます。

新しいシステムを導入する際、費用がかかることは避けられません。Web受発注システムの初期費用や月額費用は高額になるケースもあり、完全オリジナルでWeb受発注システムを開発すると、特に高額になりがちです。基本パッケージに必要な分をプラスするハーフスクラッチ型や、クラウド型を選ぶことで、ある程度のコストは削減できます。

Web受発注システムを導入すると、当然ながら取引先にも影響が及びます。今まで電話やFAX、メールなどで受発注していた取引先へ通知をしないままでは、トラブルになりかねません。同意をもらえるよう、必ず事前に伝えるようにしてください。同じようなシステムを導入してもらえなければ、システムを介したやり取りは行えません。

アナログ業務と、Web受発注システムを利用した受発注業務では、そのフローが大きく異なります。それまで行ってきたやり方とは手順や作業の内容が違うため、最初は混乱することがあるかもしれません。また、システムの操作に慣れるまでには、時間もかかるでしょう。そのため、使いやすいシステムを選んだり、サポート体制を整えたりする必要があります。

新しいシステムを導入するとなると、新たに専任でシステムの運用やメンテナンス、問い合わせに対応してくれる人材が必要です。また、受発注業務担当の従業員はシステムの利用方法を熟知していなければなりませんが、短期間で使いこなせるようになるのは難しいかもしれません。場合によっては、従業員に対する教育も必要になるでしょう。

取引先にもWeb受発注システムを導入してもらうためには、使い方を教えるなどフォローやサポートを行う必要があります。状況によっては、パソコンやインターネット環境を整えなければならないケースもあるでしょう。システムの導入でどのくらいの効果が得られたのか、具体的な数値も示しながらメリットを共有することで、導入のハードルが下がる場合もあります。

システムにもさまざまなタイプがあり、追加できるオプション機能やカスタマイズできる範囲は異なります。機能が増えるほど費用も高くなるため、自社のニーズや課題を踏まえたうえで必要な機能を選択することが大事です。投入したコスト以上の効果が得られているかどうか、システム導入後の費用対効果についても十分に検証する必要があります。

新しいシステムの導入に費用がかかるのは避けられないものの、国や自治体が実施している補助金や助成金を利用できる場合もあります。たとえば、中小企業や小規模事業者がITツールを導入する際、費用の一部を補助してくれる「IT導入補助金」の制度です。通常枠やインボイス枠など複数の申請枠がありますが、システムの導入によって業務効率化が望めます。

操作が難しかったり複雑だったりすると、使い勝手がよいとはいえません。実際に導入する際、パソコン作業が不得手な人でも直感的に操作できるシステムを選ぶことで普及しやすくなるでしょう。自社だけではなく、取引先が導入しやすいかどうかも検討すべき重要なポイントです。できれば導入前に、無料の体験版やデモ版などを利用してみてください。

Web受発注システムでは、Webを通して取引先の顧客や大切な情報を取り扱います。近年では、サイバー攻撃による被害が増加傾向にあるため、セキュリティ対策がしっかりしているシステムを選ぶことが重要です。データが暗号化されているか、定期的にバックアップが行われているかなど、導入したいシステムのセキュリティ対策をチェックしてください。

システムを導入しても、自社の業務内容やワークフローに合っていなければ、業務効率化の効果は期待できません。現状の受注業務および発注業務の所要時間を確認し、システムの導入にかけた費用を相殺できるか考えてみてください。そのうえでフォローアップ会議を行ったり、課題や問題を洗い出して解決案を出したりなど、きちんと効果が出ているか確かめられる体制を整えましょう。

システムを一元管理できれば業務の効率化につながるため、新しく導入するWeb受発注システムが既存の業務システムと連携できることが重要になります。また、企業の成長に伴い、システムを拡張できる余地があるかどうかもポイントです。ほかのシステムとの連携やシステムの拡張がオプションになっている場合もあるため、あらかじめ確認しておいてください。