オンライン受注システムで営業業務の効率化｜導入のメリットや注意点を解説

コロナ渦以降、新しい働き方としてリモートワークが普及しました。リモートワークへの移行をスムーズに行うために、オンライン受注システムの重要性が高まっています。オンライン受注システムを導入することで、リモートワークにも対応しやすくなります。また、営業先や外出先、出張先からなどでも素早い対応が可能です。

従来の受注業務はミスが発生しやすいというデメリットがありました。これまでの受注業務は、電話やメール、FAXなどのアナログが中心で、人的ミスが発生しやすい状況にあります。たとえば、帳票には多くの種類があるため業務が煩雑になりやすいため、1人当たりの業務負担が重くなり、結果として人的ミスが発生しやすくなります。

注文用Webページとは、オンライン上で受発注できる機能です。Webカタログの注文フォームから受発注を行います。システムにもよりますが、スマートフォンやタブレットなどに対応したシステムもあります。取引先に応じて価格や商品などを出し分けられるため、シチュエーションに応じたナビゲーションを用意可能です。

受注側機能とは、受注業務を一元管理できる機能です。たとえば、見積書や納品書、請求書の作成、在庫管理などが行えます。オンラインでの受注だけでなく、FAXや電話経由での受注情報も全て含めて一元管理できるため、管理の負担が軽減されます。また、受注データの分析も行えるため、適正在庫の維持などにも役立つでしょう。

発注側機能とは、発注に関する業務を一元管理できる機能です。たとえば、発注書の作成から送信、在庫をチェックしながら発注できる棚卸機能などがあります。その他にも、注文履歴からの再発注機能、メールやFAXなどの発注手段も含めた発注情報の一元管理機能などがあるため、発注業務の効率化につながります。

従来は、電話やFAX、メールなどでの受注が主流で、送付状や時候の挨拶の入力などに手間がかかっていました。それぞれの作業はわずかな手間ですが、受発注が頻繁に必要な場合には大きな負担になるというデメリットがあります。

オンライン受注システムなら、システム上で受注が完結するため大幅な業務効率の改善が可能です。また、受注内容の転記時に起こりがちな入力ミスなども防げるため、クレームやトラブル軽減も期待できるでしょう。

オンライン受注システムなら、24時間いつでも受注できるため受注機会を逃しません。電話での受注の場合、営業時間や担当者に合わせなければいけませんが、オンライン受注システムではいつでも受注可能です。

また、電話やFAXでの受注を起票する手間も省けるため受注処理もスピーディです。そのため、納期までの期間の短縮や受注機会の増加にもつながります。取引先の利便性も向上するため、顧客満足度向上も期待できるでしょう。

受注状況をリアルタイムで把握できることも大きなメリットです。オンライン受注システムなら受注伝票を照らし合わせる必要がなく、数量や金額をリアルタイムで把握できます。棚卸表も自動で作成できるため、お金の流れを可視化しやすくなり正確に把握できるでしょう。担当者の負担軽減にもつながります。

オンライン受注システムの導入には、初期費用や月額費用がかかります。既存のシステムではなく、自社のオリジナルでシステムを開発する場合にはさらに高額になるため注意しましょう。パッケージ製品やクラウドサービスなら、コストを抑えられます。そのため、予算や必要な機能などを検討したうえで、システムを選ぶ必要があります。

新たにオンライン受注システムを導入する場合には、システムの検討から導入する際の担当者へのレクチャ―などが必要です。また、サポートなどもしっかり行わなければいけないため、導入にかかる労力は少なくありません。情報漏洩は重大な被害につながるため、セキュリティ対策や運用ルールの整備なども必要です。

受注は社内だけで完結するわけではありません。受発注は取引先があってのことのため、取引先の使い勝手も考慮しましょう。取引先から電話やFAXなど、従来の受発注方法で取引したいといわれるケースもあります。従来の方法と新しい方法が混在すると手間がかかるため、取引先にとって使い勝手がよくわかりやすいサービスを選びましょう。

オンライン受注システムでは、顧客の情報をシステム上で扱うことになります。情報が漏洩すると大きな損害や信用の失墜につながるため、セキュリティ対策を徹底しましょう。セキュリティレベルや対策などを確認し、安全性が高いシステムを選びましょう。担当者のセキュリティ教育を徹底することも大切です。

自社が必要とする機能を明確にし、要件を満たしたシステムかどうかを比較検討します。オンライン受注システムにはさまざまな種類があり、搭載されている機能や使い勝手などが異なります。多種多様なシステムがあるため、自社の目的に合致したシステムかどうかを見極めましょう。

オンライン受注システムは導入する際に、労力がかかります。導入時の労力をできるだけ軽くするためにも、導入しやすいかどうかは重要な比較ポイントです。また、導入しやすさだけでなく、操作のしやすさやカスタマイズ性、既存のシステムとの連携性なども確認しましょう。導入後に浸透させるためにも、使いやすさは重要です。

多くの企業で導入されているシステムは、機能やサポート体制などが優れている場合が多いです。もちろん、導入実績だけで判断することはできませんが、1つの指標となるためホームページなどで実績を確認しておきましょう。業界特有の商慣習などがある場合は、同業界での導入実績も確認しておきます。

CORECは、導入実績72,000社以上を誇るクラウド型受発注システムです。注文書や発注書の作成・送付などが行えます。注文フォームのバナーやリンクを貼ってすぐに始められるため、手軽に導入しやすいシステムです。スマートフォンやタブレットにも対応しています。。

CO-NECTは、タブレットやスマートフォンにも対応しているオンライン受注システムです。受注側が注文ページURLを準備して、発注側がそのURLから注文します。マニュアル不要の直感的な操作が特徴で、FAXやメールでの発注書送付も可能と利便性の高いシステムです。

楽々販売は、クラウド型の販売管理システムです。受発注業務に関する情報を一元管理できるシステムで、受発注業務の効率化を実現できます。カスタマイズ性に優れており、項目の追加やプロセスなど企業のルールに合わせたカスタマイズが可能です。プログラミングも不要で、マウス操作だけでシステム構築できます。

MOSは、クラウド型Web受発注システムです。スマートフォンやタブレットにも対応しており、シンプルな操作感と使いやすさにこだわった画面作りが特徴です。基本性能を必要最低限にしたシンプル構成で、必要な機能を追加しやすくなっています。そのため、自社の業務に合わせた運用がしやすいです。

アラジンECは、BtoB専用のWeb受発注システムです。スマートフォンやタブレットにも対応しています。業界や業種特有の商慣習など、企業の要望に合わせたカスタマイズが可能で、基幹システムとの連携もしやすいです。リピート注文やお気に入りリストなど、発注者側の利便性にもこだわっています。